Brak komunikacji między działami w firmie – co robić?

Spis treści

• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Źródła problemu
• Co się dzieje w firmie bez integracji systemów?
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Koszty
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Zastoje
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Jak działa uporządkowany workflow?
• Jak pomaga KORSOL
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Integracja i workflow

W wielu firmach codziennością jest taki obrazek: informacje krążą w mailach, plikach Excel, papierowych wydrukach i rozmowach, które nie zostają nigdzie zapisane. Każdy dział pracuje na własnych danych, w związku z czym decyzje podejmowane są na podstawie niepełnych informacji. Rośnie liczba błędów, opóźnień i niepotrzebnych kosztów. Nawet jeśli wdrożono już odpowiednie programy, komunikacja nadal pozostawia wiele do życzenia. Dlaczego?

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Źródła problemu

Najczęściej problem nie wynika z ludzi, tylko z narzędzi. Działy korzystają z różnych systemów, które nie są ze sobą połączone: produkcja widzi jedno, księgowość drugie, a magazyn jeszcze coś innego. Informacja nie ma jednego źródła, więc łatwo o konflikty, nieporozumienia i błędy.

Do tego dochodzi ręczne przekazywanie dokumentów. Faktura trafia mailem, potem jest drukowana, akceptowana, skanowana i wysyłana dalej. Każdy etap rodzi ryzyko opóźnienia, wypaczenia lub zagubienia informacji.

Co się dzieje w firmie bez integracji systemów?

Brak integracji systemów powoduje, że dane są rozproszone, ponieważ ERP działa osobno, magazyn osobno, CRM osobno. Jeśli pracownik chce sprawdzić status zamówienia, musi poprosić o pomoc kilka osób albo uruchomić różne narzędzia IT.

Oto główne problemy nawarstwiające się w powyższej sytuacji:

• powielanie danych w kilku miejscach
• różne wersje tych samych dokumentów
• brak aktualnych informacji w czasie rzeczywistym
• trudność w kontrolowaniu procesów

Z czasem firma przestaje planować i zajmować się rozwojem, a zamiast tego stale gasi pożary i wyjaśnia nieporozumienia.

.

.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Koszty

Największy koszt to czas. Pracownicy wykonują te same czynności kilka razy, bo brakuje jednego źródła danych. Do tego dochodzą błędy wynikające z nieaktualnych informacji.

W konsekwencji firma traci pieniądze ze względu na:

• opóźnienia w realizacji zamówień
• błędne faktury i korekty
• nieefektywne wykorzystanie pracy ludzi
• brak kontroli nad procesami zakupowymi

Do tego dochodzi dodatkowy, ukryty koszt, czyli decyzje podejmowane na podstawie niepełnych danych. To często najdroższy element całego systemu, ponieważ zła strategia długofalowo blokuje rozwój i obniża zyski.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Zastoje

W wielu firmach dokument nadal wędruje między działami poprzez fizyczne przekazywanie z rąk do rąk. Wystarczy jedna osoba na urlopie czy zwolnieniu lekarskim i cały proces może utknąć na jej biurku. A nie tylko zastoje są tu problemem, ponieważ brak elektronicznego obiegu dokumentów powoduje też brak kontroli nad statusem dokumentu, brak historii zmian, trudności w audycie i opóźnienia.

Niestety, to wszystko bezpośrednio wpływa na płynność finansową firmy.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Jak działa uporządkowany workflow?

Workflow to nic innego jak zaplanowana ścieżka dokumentu lub zadania w firmie. Dokument nie krąży dowolnie po różnych działach, tylko przechodzi z punktu A do B według ustalonego scenariusza.

W dobrze zaprojektowanym workflow wiadomo kto i kiedy ma podjąć decyzję a każdy krok jest rejestrowany. System sam pilnuje terminów i nie pozwala na pomyłki takie jak nieprawidłowa kolejność czynności czy braki w dokumentach. Sam także przypomina o zbliżającym się deadline wykonania danej czynności.

.

.

.

.

Jak pomaga KORSOL

Firma KORSOL wdraża zintegrowane systemy informatyczne, które łączą różne obszary działania firmy w jedno środowisko. Kluczowe jest tu połączenie systemów oraz automatyzacja przepływu informacji.

Zgodnie z ich podejściem, systemy są dopasowywane do firmy, a nie odwrotnie. Możliwa jest integracja istniejących rozwiązań ERP, systemów magazynowych czy księgowych, tak aby dane były spójne i dostępne w jednym miejscu.

W rozwiązaniach KORSOL workflow opiera się na modelowaniu procesów biznesowych. Dokumenty, takie jak faktury, wnioski czy zamówienia, są przypisywane do konkretnych ścieżek akceptacji.

Narzędzia KORSOL umożliwiają:

• automatyczne kierowanie dokumentu do odpowiedniej osoby

• kontrolę nad każdym etapem procesu

• pełną historię obiegu informacji

• możliwość tworzenia własnych procedur dla różnych działów

Dodatkowo system wspiera OCR, czyli automatyczne odczytywanie danych z dokumentów, co eliminuje ręczne wprowadzanie informacji. Zatem obieg dokumentów zostaje maksymalnie zautomatyzowany już od momentu wpłynięcia do firmy załącznika w wiadomości e-mail lub skanu.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Integracja i workflow

Najważniejszym elementem jest integracja. Bez niej nawet najlepszy system działa tylko częściowo. KORSOL skupia się na łączeniu danych z różnych obszarów firmy, dzięki czemu informacja nie jest rozproszona.

Po wdrożeniu:

• magazyn, księgowość i produkcja pracują na tych samych danych
• zarząd widzi pełny obraz sytuacji w firmie
• decyzje są szybsze i bardziej precyzyjne

Dzięki integracji pracownicy mają pewność, iż widzą dokładnie to samo co inne działy. Pojawia się mniej nieporozumień i niepotrzebnego szukania dokumentów, które powinny być zawsze pod ręką.

Firmy po uporządkowaniu komunikacji i wdrożeniu workflow zauważają przede wszystkim skrócenie czasu procesów. Dokumenty nie czekają na akceptację, dane nie są przepisywane ręcznie, a błędy są szybciej wykrywane. To z kolei oznacza niższe koszty operacyjne, lepszą kontrolę nad procesami i szybsze (ale nie lekkomyślne) podejmowanie decyzji.

Źródła:

https://korsol.pl
https://www.researchgate.net/publication/351738365_The_Influence_of_Integrated_Systems_on_Company_Performance_and_Sustainability

Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!

.

.# KORSOL #system #IT #firma #narzedzia #dane #intergacja #ERP #CRM #komunikacja #działy #workflow #procedura #obieg #dokumenty