Spis treści
- Błędy nie popełniają się same
- Najsłabszym ogniwem pozostaje człowiek
- Rutyna usypia czujność
- Największe zagrożenie dla Twojej firmy - brak kontroli
- Największe zagrożenie dla Twojej firmy - jak je ograniczyć?
- Zacznij od narzędzi
Największe zagrożenie dla Twojej firmy - Błędy nie popełniają się same
Obserwujemy od dłuższego czasu pewien paradoks związany z bezpieczeństwem danych w firmach. Coraz więcej procesów odbywa się cyfrowo, całe działy IT pracują nad tym, by zapobiegać przestojom i różnego rodzaju zagrożeniom. Informacje są przechowywane w systemach, a więc nie każdy ma je na wyciągnięcie ręki. Jednocześnie rośnie liczba incydentów związanych z cyberprzestępczością, wyłudzeniami danych czy nieautoryzowanym dostępem do firmowych zasobów.
Gdzie więc należy szukać winnego? Czy to ta straszna sztuczna inteligencja?
Naturalnym odruchem jest poszukiwanie zagrożenia w technologii. Uwagę skupiają ataki hakerskie, złośliwe oprogramowanie czy luki w zabezpieczeniach. Tymczasem wiele analiz pokazuje, że największym ryzykiem dla bezpieczeństwa organizacji pozostaje człowiek. Co więcej, najczęściej nie jest to osoba działająca celowo na szkodę firmy, lecz… zwykły pracownik wykonujący codzienne obowiązki.
Największe zagrożenie dla Twojej firmy - Najsłabszym ogniwem pozostaje człowiek
Pracownicy każdego dnia przetwarzają ogromne ilości informacji. Odbierają wiadomości e-mail, zatwierdzają dokumenty, przesyłają pliki, korzystają z systemów informatycznych i podejmują dziesiątki decyzji. W takich warunkach nawet niewielki błąd może prowadzić do poważnych konsekwencji.
W raporcie Proofpoint 2025 Voice of the CISO wykazano, iż 74% specjalistów odpowiedzialnych za cyberbezpieczeństwo w firma przyznaje, że głównym źródłem zagrożeń i wycieku danych są właśnie błędy ludzkie.
Wysłanie dokumentu do niewłaściwego odbiorcy, zapisanie ważnych danych na prywatnym nośniku, pozostawienie otwartego dostępu do danych. To właśnie sytuacje spotykane znacznie częściej niż zaawansowane cyberataki. I nie wynikają one ze złej woli lub z braku kompetencji, lecz z naturalnych ograniczeń człowieka. Prawdopodobnie każdego z nas pokonało kiedyś zmęczenie, pośpiech i trudności ze skupieniem. Szczególnie, iż wiele zawodów wymaga szybkiego i wielozadaniowego działania.
.
.
Rutyna usypia czujność
Jednym z największych zagrożeń dla współczesnych firm jest rutyna. Powtarzalne czynności wykonywane każdego dnia sprawiają, że uwaga pracownika stopniowo maleje i przestaje on wystarczająco kontrolować własne działania. Wydają się identyczne jak setki wcześniejszych, a więc dają złudne wrażenie bezpieczeństwa.
To właśnie wtedy dochodzi do takich przykładowych błędów:
- Wiadomość przypominająca korespondencję od kontrahenta zostaje otwarta bez weryfikacji.
- Załącznik trafia do niewłaściwej osoby, która nie powinna mieć do niego wglądu lub nie może podejmować decyzji na danym etapie.
- Dokument zostaje zaakceptowany bez dokładnego sprawdzenia. Lub, co gorsza, usunięty.
- Papierowe dokumenty lub korespondencję pozostawiono na biurku sekretariatu, gdzie mogli mieli dostęp goście firmy.
Im bardziej powtarzalny proces, tym większe ryzyko, że pewne czynności będą wykonywane automatycznie, bez zachowania wymaganej ostrożności. Organizacje często koncentrują się na szkoleniach, jednak sama wiedza nie eliminuje problemu. Nawet najlepiej przygotowany pracownik może popełnić błąd, jeśli procedury nie są wspierane przez odpowiednie narzędzia.
Największe zagrożenie dla Twojej firmy - Brak kontroli
W wielu przedsiębiorstwach informacje nadal są rozproszone pomiędzy skrzynkami pocztowymi, folderami sieciowymi, komputerami pracowników i papierowymi dokumentami. Taki model działania utrudnia kontrolę nad tym, kto posiada dostęp do danych oraz jakie działania zostały wykonane.
Brak centralnego miejsca zarządzania dokumentacją zwiększa ryzyko utraty danych oraz zakłóceń w codziennej pracy firmy. Jeśli natomiast dojdzie do wycieku informacji, bardzo trudno znaleźć słaby punkt w firmowych procesach i naprawić szkodę.
Procedury tylko na papierze
Wiele organizacji posiada formalnie opracowane procedury bezpieczeństwa. Problem pojawia się wtedy, gdy ich przestrzeganie zależy wyłącznie od pamięci i zaangażowania pracowników.
Jeżeli proces akceptacji dokumentu wymaga wykonania kilku kroków, zawsze istnieje ryzyko pominięcia któregoś z nich. Jeżeli dostęp do danych powinien zostać odebrany po zmianie stanowiska lub zakończeniu współpracy, może dojść do przeoczenia. Jeżeli obieg dokumentów jest kontrolowany ręcznie, łatwo o opóźnienia i błędy.
Skuteczne procedury nie powinny opierać się wyłącznie na deklaracjach. Muszą być wpisane w sposób funkcjonowania organizacji oraz wspierane przez rozwiązania, które automatycznie wymuszają określone działania.
.
.
.
.
Największe zagrożenie dla Twojej firmy - jak je ograniczyć?
Ryzyko błędu ludzkiego można znacząco ograniczyć poprzez wdrożenie systemów, które porządkują przepływ informacji i automatyzują powtarzalne działania. specjalizuje się między innymi w tworzeniu narzędzi umożliwiających elektroniczne zarządzanie dokumentacją, kontrolę uprawnień użytkowników oraz automatyzację procedur workflow. Dzięki temu dokument trafia do właściwej osoby we właściwym czasie, a każda wykonana operacja zostaje odnotowana w systemie.
Automatyzacja nie zastępuje pracownika, lecz wspiera go w realizacji obowiązków. System przejmuje kontrolę nad powtarzalnymi czynnościami, które najczęściej stają się źródłem błędów. W efekcie zmniejsza się ryzyko pominięcia ważnego etapu procesu, zgubienia dokumentu czy nieuprawnionego dostępu do informacji.
Co konkretnie oferuje KORSOL? To rozwiązania w formie modułów dobieranych dowolnie przez naszych Klientów. Mają oni do dyspozycji m.in. elektroniczny obieg dokumentów, obieg faktur, obieg zamówień, rejestry dokumentów, elektroniczną portiernię, wnioski zakupowe, urlopowe i szkoleniowe. Istnieje również możliwość dodatkowej customizacji, tak by wszystko było dopasowane do indywidualnie wypracowanych przez firmy procesów.
Dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a dostęp do nich mogą uzyskać wyłącznie uprawnione osoby. Każda zmiana jest rejestrowana, co umożliwia pełną identyfikację działań podejmowanych przez użytkowników. Eliminuje to wiele problemów związanych z niekontrolowanym kopiowaniem plików, przesyłaniem dokumentów pomiędzy pracownikami czy korzystaniem z nieaktualnych wersji.
Największe zagrożenie dla Twojej firmy - zacznij od narzędzi
Największym zagrożeniem dla firmy rzadko okazuje się zaawansowany cyberatak. Znacznie częściej źródłem problemów są codzienne błędy wynikające z rutyny, pośpiechu i braku odpowiednich mechanizmów kontroli. Firmy, które chcą skutecznie ograniczyć to ryzyko, powinny zacząć od uporządkowania obiegu informacji i automatyzacji kluczowych procesów.
Customowy obieg dokumentów, jasno określone uprawnienia, pełna historia działań oraz automatyzacja kluczowych procesów pozwalają ograniczyć ryzyko związane z czynnikiem ludzkim. To właśnie w tym obszarze nowoczesne systemy zarządzania informacją przynoszą największą wartość.
Źródła:
https://www.ibm.com/reports/data-breach
https://www.proofpoint.com/us/resources/white-papers/voice-of-the-ciso-report
https://www.proofpoint.com/us/resources/threat-reports/state-of-the-phish
Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #IT #firma #narzedzia #dane #niebezpieczeństwo #cybersecurity #AI #SI #sztucznainteligencja #cyberatak #wyciekdanych #komunikacja #działy #workflow #procedura #obieg #dokumenty
